Ψηφιακά αρχεία: Το σκανάρισμα δεν σώζει τη μνήμη

Ένα δημόσιο αρχείο μπορεί να ψηφιοποιήσει χιλιάδες έγγραφα και παρ’ όλα αυτά να μην έχει εξασφαλίσει ότι θα παραμένουν προσβάσιμα σε είκοσι χρόνια. Ο Χάρτης της UNESCO για τη Διατήρηση της Ψηφιακής Κληρονομιάς, που υιοθετήθηκε το 2003, αναγνωρίζει την ταχεία απαξίωση υλικού και λογισμικού ως βασική απειλή.

Η ύπαρξη ενός αρχείου δεν εγγυάται χρήση

Η πρόσβαση απαιτεί περισσότερα από αποθήκευση. Χρειάζεται να γνωρίζουμε τι περιέχει ένα τεκμήριο, από πού προέρχεται, ποια έκδοση είναι και ποιο σύστημα μπορεί να το διαβάσει. Χωρίς αυτές τις πληροφορίες, ακόμη και ένα ανέπαφο ψηφιακό αρχείο μπορεί να είναι δύσχρηστο ή αμφίσημο.

Η ψηφιοποίηση δημιουργεί ένα αντίγραφο ή μια ψηφιακή αναπαράσταση. Η διατήρηση είναι συνεχής διαδικασία ελέγχου, οργάνωσης και προσαρμογής. Για έναν οργανισμό, το έργο δεν ολοκληρώνεται όταν παραδίδεται ο τελευταίος φάκελος στον δίσκο.

Η μνήμη χρειάζεται υπεύθυνο και προϋπολογισμό

Η ιστορία της πυρκαγιάς της Θεσσαλονίκης το 1917 και η μνήμη της Σμύρνης του 1922 στηρίζονται σε τεκμήρια που πρέπει να μπορούν να μελετηθούν. Η δοκιμή ανάκτησης αντιγράφων ασφαλείας αφορά μία συγκεκριμένη λειτουργία, αλλά ένα θεσμικό αρχείο χρειάζεται ευρύτερη πολιτική διατήρησης.

Μια σύμβαση ψηφιοποίησης πρέπει επομένως να ξεκαθαρίζει ποιος αναλαμβάνει τη συνέχεια μετά την παράδοση. Πώς ελέγχεται η ακεραιότητα; Πώς διατηρείται η τεκμηρίωση; Με ποιους όρους θα γίνει μεταφορά σε επόμενο σύστημα όταν το σημερινό πάψει να υποστηρίζεται;

Υπάρχουν επίσης διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης και δικαιωμάτων. Η δυνατότητα τεχνικής αποθήκευσης δεν σημαίνει ότι κάθε αρχείο επιτρέπεται να δημοσιοποιηθεί χωρίς περιορισμούς. Η πολιτική διάθεσης χρειάζεται να συνδέεται με το περιεχόμενο και το εφαρμοστέο πλαίσιο.

Η διαφύλαξη της μνήμης είναι υπηρεσία που συνεχίζεται στον χρόνο. Ο αριθμός σαρωμένων σελίδων αποτελεί χρήσιμο παραδοτέο, αλλά η τελική δοκιμή είναι άλλη: μπορεί ο επόμενος ερευνητής ή πολίτης να βρει, να ανοίξει και να καταλάβει το τεκμήριο;

Τεκμηρίωση: Πηγή 1. Πραγματική φωτογραφία αρχείου για εικονογράφηση. Φωτογραφία: Alexandr Popadin / Unsplash. Προέλευση εικόνας · Όροι χρήσης.